關鍵字： 時限，官方期限 内部期限 客戶指定期限

當客戶把案件(jiàn)委托給代理(lǐ)機(jī)構的那一刻起，作(zuò)爲代理(lǐ)機(jī)構就(jiù)肩負起重任，要認真對待每個案子，使客戶的利益最大(dà)化，用自(zì)己的專業知識将客戶研發的成果保護好。誠然，專利撰寫的質量決定着專利的命運，然而專利流程管理(lǐ)的工(gōng)作(zuò)亦非常重要。流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)看(kàn)似簡單，但(dàn)是往往是看(kàn)似簡單的流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)，稍不留神就(jiù)會對專利案件(jiàn)一個緻命的打擊。試想，客戶未按期答複審查意見(jiàn)導緻視爲撤回了，本來(lái)拿來(lái)打擊對手的技術(shù)成了公開技術(shù)；客戶在維權過程中，發現自(zì)己的專利由于年(nián)費未繳納導緻專利權終止了……這将是多麽令人(rén)抓狂的事(shì)情呀。

筆者在代理(lǐ)機(jī)構做流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)多年(nián)，對流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)有着深刻的體(tǐ)會，每天的工(gōng)作(zuò)都(dōu)如(rú)履薄冰、殚精竭慮、小心翼翼，生(shēng)怕一個小疏忽而影(yǐng)響專利的申請(qǐng)、維權，從(cóng)而損害客戶的利益。在本文中，筆者僅對流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)中的期限管理(lǐ)做個總結，期望讀(dú)者因此對專利的期限管理(lǐ)有所了解，有所幫助。

一件(jiàn)專利在其一個生(shēng)命周期内會遇到各式各樣的期限，而在知識産權代理(lǐ)機(jī)構工(gōng)作(zuò)中，對各種期限的管理(lǐ)，一般統稱爲時限管理(lǐ)。各個代理(lǐ)機(jī)構或者大(dà)型企業由于管理(lǐ)方式的不同，對期限管理(lǐ)的方式亦有所區别，但(dàn)是總體(tǐ)上期限管理(lǐ)的主旨還(hái)是在滿足官方期限的前提下，高效的完成工(gōng)作(zuò)。

一、  期限的分(fēn)類

期限可(kě)分(fēn)爲三類：官方期限、客戶指定期限、内部期限

1.  官方期限又可(kě)以分(fēn)爲法定期限和指定期限。

• 法定期限是指專利法及其實施細則中規定的各種期限。例如(rú)：專利法第四十二條規定，發明專利權的期限爲二十年(nián)，實用新型專利權和外觀設計(jì)專利權的期限爲十年(nián)，均自(zì)申請(qǐng)日(rì)起計(jì)算；專利法實施細則第五十一條第一款規定，發明專利申請(qǐng)人(rén)在提出實質審查請(qǐng)求時以及在收到國(guó)務院專利行政部門(mén)發出的發明專利申請(qǐng)進入實質審查階段通知書(shū)之日(rì)起的3個月内，可(kě)以對發明專利申請(qǐng)主動提出修改。諸如(rú)此類，專利法或者專利法實施細則中明确規定期限的可(kě)以統稱爲官方期限中的法定期限。

• 指定期限是指審查員(yuán)在根據專利法或者專利法實施細則所作(zuò)出的各種通知書(shū)中，規定申請(qǐng)人(rén)（或者專利權人(rén)）等進行某種行爲的期限。例如(rú)：專利法第三十七條規定，國(guó)務院專利行政部門(mén)對發明專利申請(qǐng)進行實質審查後，認爲不符合本法規定的，應當通知申請(qǐng)人(rén)，要求其在指定的期限内陳述意見(jiàn)，或者對其申請(qǐng)進行修改；無正當理(lǐ)由逾期不答複的，該申請(qǐng)即被視爲撤回。這裡(lǐ)的“指定的期限”就(jiù)是官方時限中的指定期限。

  
  

2.  客戶指定期限

客戶指定期限是指客戶要求完成某項工(gōng)作(zuò)的期限。收到客戶指定的期限後，要注意查看(kàn)此期限是否滿足官方期限的要求，如(rú)果不滿足一定要提前告知客戶，以免出現纰漏。

3.  内部期限

内部期限是指公司内部根據對整體(tǐ)案件(jiàn)效率的把握而規定辦案人(rén)應該完成某項工(gōng)作(zuò)的時間。内部期限通常要在滿足官方期限要求的前提下，同時兼顧客戶要求完成的期限。例如(rú)，官方規定提交實質審查請(qǐng)求的期限是自(zì)申請(qǐng)日(rì)（有優先權的，自(zì)最早優先權日(rì)）起三年(nián)；公司内部要求提交實質審查請(qǐng)求的期限是官方絕限前一周；客戶要求提交實質審查請(qǐng)求的期限是自(zì)新申請(qǐng)提交後一個月，那麽在這種情況下，提交實質審查的内部期限就(jiù)應該定在新申請(qǐng)提交後一個月。

二、  重要官方期限總結

如(rú)前文所述，一件(jiàn)專利在其一個完整的生(shēng)命周期内會遇到各式各樣的官方期限，據筆者大(dà)緻估算，一件(jiàn)專利的官方期限可(kě)以涉及有百種之多（代理(lǐ)人(rén)考試時，總結法條中涉及期限部分(fēn)大(dà)緻有100個左右），在此筆者僅憑着多年(nián)工(gōng)作(zuò)經驗，将常見(jiàn)且容易出現問(wèn)題的重要官方期限總結如(rú)下：

1.   法定期限：

以上是常見(jiàn)的官方法定期限計(jì)算方法，其中需要注意：

• 外觀設計(jì)申請(qǐng)不能要求本國(guó)優先權提交新申請(qǐng)案件(jiàn)；

• 如(rú)要求本國(guó)優先權提交新申請(qǐng)案件(jiàn)的，其所要求的優先權案件(jiàn)将下發視爲撤回通知書(shū)，該通知書(shū)無法恢複；

• 專利權保護期限到期後，官方會下發專利權終止通知書(shū)，該通知書(shū)無法恢複。

2.   指定期限：

• 各類補正通知書(shū)：發文日(rì)+15日(rì)+2個月

• 各類缺陷通知書(shū)：發文日(rì)+15日(rì)+2個月

• 答複第一次審查意見(jiàn)通知書(shū)：發文日(rì)+15日(rì)+4個月

• 答複第N次（N>1）審查意見(jiàn)通知書(shū)：發文日(rì)+15日(rì)+2個月

• 複審通知書(shū)： 發文日(rì)+15日(rì)+1個月

以上是常見(jiàn)的指定期限計(jì)算方法，特别要注意的是，計(jì)算期限時一定要仔細查看(kàn)通知書(shū)中指定答複的期限是多久，不要盲目認爲常規都(dōu)是兩個月就(jiù)一定是兩個月，筆者在工(gōng)作(zuò)中就(jiù)曾經遇到過，官方下發的補正通知書(shū)中指定答複的期限是一個月的情況。

三、  期限的管理(lǐ)

對于期限的管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)，通常有三個步驟，下任務建立期限，申請(qǐng)延期任務期限，核銷任務期限。

1.   下任務建立期限

下任務建立期限至少需要以下項目：卷号、客戶名稱、辦案人(rén)、任務内容、官方絕限、客戶指定期限、内部要求完成的期限、實際完成日(rì)期。其他(tā)項目可(kě)根據公司的情況而定。

2.   申請(qǐng)延期任務期限

針對已下的任務，由于客戶原因等情況可(kě)以延長任務的内設期限，但(dàn)是此期限不能超過客戶指定的期限和官方絕限。建議(yì)辦案人(rén)的延期申請(qǐng)需通過上級領導審批方可(kě)，否則濫用延期的結果，是無法達到真正的監控目的，從(cóng)而影(yǐng)響整體(tǐ)工(gōng)作(zuò)的效率，甚至影(yǐng)響客戶關系，嚴重的會造成死案。

3.   核銷任務期限

對于辦案人(rén)完成的任務，時限人(rén)員(yuán)需進行核銷的工(gōng)作(zuò)。核銷時應基于發送給客戶的信函或者提交官方的文件(jiàn)（例如(rú)：CPC的提交回執）等進行核銷，尤其涉及絕限的任務，一定要嚴格以提交的證明文件(jiàn)核銷，而非辦案人(rén)的口頭确認核銷，以避免産生(shēng)辦案人(rén)以爲提交但(dàn)實際未提交的情況發生(shēng)。

對于期限的管理(lǐ)，筆者經曆過了三個階段：

1.   通過excel表格監控任務。此階段因爲案件(jiàn)量不大(dà)，辦案人(rén)不多，市場上相(xiàng)關軟件(jiàn)較少。使用excel的最大(dà)缺點是：辦案人(rén)無法實時監控自(zì)己的任務；多人(rén)使用excel共享功能時會導緻excel損毀，信息丢失等不可(kě)預測的風(fēng)險。Excel表格監控隻适用于案件(jiàn)量不大(dà)，監控任務較少，辦案人(rén)不多的情況下使用。

2.   單獨監控任務的軟件(jiàn)。此階段案件(jiàn)量和辦案人(rén)都(dōu)有所增長，excel監控顯然無法滿足要求，公司開發了一款專門(mén)監控任務的軟件(jiàn)，辦案人(rén)通過該軟件(jiàn)可(kě)以實時查詢到自(zì)己的任務，也可(kě)以通過對任務檢索的設定達到自(zì)我監控任務目的（例如(rú):設定今日(rì)需完成任務，今日(rì)絕限任務等）。此階段的缺點是：時限人(rén)員(yuán)下任務滞後，不能達到收到客戶指示或者官方文件(jiàn)後第一時間在系統中顯示任務；任務與案件(jiàn)基礎信息脫離(lí)；人(rén)爲幹擾因素較大(dà)，産生(shēng)失誤的風(fēng)險較大(dà)。此階段适用于小規模案量的監控。

3.   使用公司自(zì)主開發的業務系統。該業務系統是一個集案件(jiàn)信息、任務、官文、客戶函、賬單等多功能的系統。客戶委托新案時，基礎信息一旦錄入會自(zì)動觸發公司内設的任務，任務根據類别自(zì)主生(shēng)成公司内部期限、官方期限等的設定。官文通過與CPC對接，自(zì)動下載及抓取信息，官文信息錄入後會自(zì)動觸發任務，任務根據類别自(zì)主生(shēng)成公司内部期限、官方期限等的設定。辦案人(rén)在辦案的界面會顯示需要辦理(lǐ)的工(gōng)作(zuò)任務，點擊任務即可(kě)辦案。

4.   目前我司正在研發新的一款更高級的業務軟件(jiàn)，這款軟件(jiàn)對于期限監控将加入更多的客戶個性化設計(jì)，自(zì)動化功能更加強大(dà)，我們的目标是做IP+IT+AI的全功能知識産權軟件(jiàn)。

通過多年(nián)流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的經驗，筆者認爲對于期限監控的工(gōng)作(zuò)，如(rú)果是常規工(gōng)作(zuò)處理(lǐ)，一般情況下不會出現期限上的大(dà)問(wèn)題，或者說(shuō)随便單獨拿出某一個期限問(wèn)流程人(rén)員(yuán)，流程人(rén)員(yuán)都(dōu)知曉其處理(lǐ)方式，但(dàn)是出現問(wèn)題的，往往是非常規、容易忽略的細節：

例一：假設某客戶指示分(fēn)案時，母案的狀态是答複第二次審查意見(jiàn)，相(xiàng)關崗位人(rén)員(yuán)立案和下任務時，因母案尚未有明确官方絕限，未對該分(fēn)案申請(qǐng)設立官方絕限。在案件(jiàn)進行過程中，原本提交分(fēn)案申請(qǐng)的内定提交期限是自(zì)客戶委托指示日(rì)起一個月内提交，但(dàn)由于客戶改稿等原因，此分(fēn)案遲遲未提交。就(jiù)這樣半年(nián)過去(qù)了，等客戶正式指示提交分(fēn)案申請(qǐng)時，才蓦然發現母案已然授權，該分(fēn)案早已過了提交分(fēn)案的絕限。此案發生(shēng)的主要原因是母案和分(fēn)案沒有做好關聯，分(fēn)案立案後，就(jiù)跟母案脫離(lí)了關系，當母案授權時，分(fēn)案提交的官方絕限未得(de)到及時更新，從(cóng)而導緻了分(fēn)案死案的發生(shēng)。因此，諸如(rú)母案和分(fēn)案，基礎申請(qǐng)案和香港案等帶有關聯關系的案件(jiàn)，務必在系統中建立關聯關系，這樣一旦母案狀态有變化使得(de)其相(xiàng)關聯的案件(jiàn)有了官方絕限時，可(kě)以及時監控，避免了死案的發生(shēng)。

例二：某代理(lǐ)機(jī)構收到客戶指示提交一件(jiàn)PCT進入中國(guó)國(guó)家階段的申請(qǐng)，但(dàn)是該案客戶委托指示函中未指明該案涉及微生(shēng)物事(shì)宜。新申請(qǐng)提交時，代理(lǐ)人(rén)雖然在翻譯該PCT國(guó)際申請(qǐng)的文件(jiàn)時發現了微生(shēng)物的内容，但(dàn)在申請(qǐng)提交時的請(qǐng)求書(shū)中生(shēng)物材料處未勾選相(xiàng)應内容，後續核查等人(rén)員(yuán)也未發現該問(wèn)題。後該案進入實審審查階段下發審查意見(jiàn)時，才發現問(wèn)題，而此時發現已晚，因爲提交保藏證明和存活證明的絕限已過，至此該案件(jiàn)最終未在中國(guó)授權。此案發生(shēng)的主要原因是代理(lǐ)機(jī)構提交該類型的案件(jiàn)較少，代理(lǐ)人(rén)欠缺經驗。因此代理(lǐ)機(jī)構對化學代理(lǐ)人(rén)要加大(dà)培訓力度，同時時限人(rén)員(yuán)應該對化學類案件(jiàn)提高警惕，特别留意新申請(qǐng)提交時是否勾選了生(shēng)物材料方面的選項，要确認好是否提交了保藏證明和存活證明等材料。

此外，PCT進入中國(guó)國(guó)家階段的申請(qǐng)涉及援引加入部分(fēn)的，如(rú)果國(guó)際申請(qǐng)日(rì)有修改的，需要及時更新系統同時更新相(xiàng)關官方絕限的計(jì)算；PCT國(guó)際申請(qǐng)進入國(guó)家階段時，不同國(guó)家進入的期限不同，時限人(rén)員(yuán)要精準把握期限等等。這些可(kě)能單獨拿出來(lái)，相(xiàng)關工(gōng)作(zuò)者可(kě)能都(dōu)非常清楚如(rú)何處理(lǐ)，但(dàn)是在實際工(gōng)作(zuò)中，往往這些又是比較容易忽略和産生(shēng)問(wèn)題的地方。

期限管理(lǐ)僅僅是流程管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的一部分(fēn)，也是很重要的一部分(fēn)，代理(lǐ)機(jī)構均知道其重要性，往往公司也會設置多重時限的監控，但(dàn)是即便如(rú)此，恐怕很少有代理(lǐ)機(jī)構沒有在時限上栽過跟頭，這就(jiù)是時限管理(lǐ)的難處，因爲出現錯誤的，往往有很多意想不到的原因或者多個原因多方面造成的。因此作(zuò)爲時限管理(lǐ)的工(gōng)作(zuò)者需要實時關注專利法修改的動态，關注客戶的各種要求，關注内部對于效率方面的要求，提高警惕，謹慎處理(lǐ)每一條任務，對客戶要求具有一定的敏感度和關聯意識。總之期限管理(lǐ)的工(gōng)作(zuò)任重而道遠(yuǎn)，系統可(kě)以幫我們解決大(dà)部分(fēn)的問(wèn)題，剩下的細節需要時限人(rén)員(yuán)去(qù)發現和彌補。